Ottobre, è tempo di forecast

 

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Il controllo di gestione è quell’insieme di attività e strumenti che guidano la gestione dell’azienda verso il raggiungimento degli obiettivi prestabiliti. Gli obiettivi vengono stabiliti nel budget il cui orizzonte temporale è l’anno e che viene dettagliato su base mensile o trimestrale, sulla stessa base temporale vengono preparati i consuntivi che rapportati al budget suggeriscono le azioni correttive da intraprendere .

Nel corso dell’esercizio il budget viene rapportato ai dati consuntivi analizzando le motivazioni che hanno portato a degli scostamenti rispetto alle previsioni iniziali ed eventualmente rivedendo queste ultime. Il documento che ne risulterà sarà l’unione dei dati consuntivi alla data di redazione e di quelli preventivati sino a fine esercizio. Questo documento prende il nome di Forecast e consente di perfezionare le strategie per il raggiungimento degli obiettivi di breve periodo.

Il Forecast, è quindi una previsione della situazione economica, patrimoniale e finanziaria a fine periodo. Si costruisce utilizzando:

  • per i mesi terminati: i dati del consuntivo;
  • per i mesi in corso o futuri: il budget.

Operando in questo modo avremo un Forecast redatto alla fine del primo trimestre, che conterrà tre mesi di consuntivo (da gennaio a marzo) e nove mesi di preventivo (da aprile a dicembre). In pratica, si presentano le seguenti situazioni:

MESE di REDAZIONEMESI A CONSUNTIVOMESI A PREVENTIVO
MARZO39
GIUGNO66
SETTEMBRE93

Il Forecast diviene sempre più attendibile con l’aumentare del numero dei mesi a consuntivo. Spesso si ritiene non significativo preparare un Forecast a Marzo in quanto i dati a consuntivo sono ancora pochi e non permettono di fare significative simulazioni sull’andamento aziendale. La scelta della periodicità del Forecast deve tenere conto del mercato in cui opera l’azienda e dell’eventuale stagionalità delle vendite. Per contro il Forecast a Settembre è molto importante perché diventa un pre-consuntivo e permette alla direzione aziendale di riformulare le previsioni di budget .

Come si costruisce il Forecast?

Il punto di riferimento deve rimanere sempre il budget, nel quale sono fissati gli obiettivi ma il Forecast permette di comprendere se gli stessi siano ancora raggiungibili o , nei casi più fortunati, sono già stati raggiunti . Se ad esempio a Settembre la direzione si rende conto di non aver ancora raggiunto la metà del budget vendite, dovrà rivedere le proprie previsioni e formulare obiettivi meno   ambiziosi  al fine di non demotivare la direzione commerciale ponendo mete che sono obiettivamente irrealizzabili. Sappiamo infatti quanto sia importante il coinvolgimento delle diverse divisioni aziendale nella definizione del budget e nell’eventuale revisione dello stesso .

Qualora la direzione ritenga che le previsioni esplicitate nel budget siano ancora attuali, preparerà il Forecast semplicemente sommando i mesi a consuntivo ai mesi a budget . Per comprendere però la bontà delle previsioni derivanti da budget è bene preparare un forecast facendo una proiezione a fine esercizio dei dati a consuntivo. Questo documento confrontato con il budget originario permetterà alla direzione di prevedere i dati di chiusura e poter formulare le strategie che ritiene necessarie.

Controllare il Forecast con i dati consolidati del terzo trimestre è quindi importante per:

  • gestire al meglio gli ultimi tre mesi dell’anno, mettendo in atto tutte le manovre che il forecast suggerisce come necessarie (riduzione dei costi, forte spinta di alcune vendite..).
  • comunicare alla capogruppo le previsioni di dividendi distribuibili
  • iniziare a “ragionare” sui budget dell’anno prossimo: la previsione di chiusura dell’anno in corso, gli scostamenti osservati nell’anno e le correzioni effettuate ai budget durante l’anno, danno utili indicazioni per elaborare budget dell’anno prossimo in modo più preciso ed attendibile.

 

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