La fattura elettronica verso la pubblica amministrazione

Premessa

La legge numero 244 del 24 dicembre 2007 (articolo 1, commi 209-214) ha introdotto, a partire dal 6 Giugno, l’obbligo di fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione per tutti i fornitori di ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale. Tale obbligo è esteso alle fatture emesse nei confronti di tutte le altre pubbliche amministrazioni, comprese le amministrazioni locali, dal 31 marzo 2015.

La fattura elettronica è definita dalla legge n. 228 del 24 dicembre 2012 (che adegua l’ordinamento alle direttive europee n. 112/CE del 2006 e n. 45/UE del 13 luglio 2010) come ogni fattura emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.

La fattura elettronica così definita non va confusa con la fattura elettronica verso la pubblica amministrazione. Le regole che disciplinano l’utilizzo delle fatture elettroniche tra imprese private sono, infatti, meno stringenti di quelle previste dalla legge 244 nei rapporti con le amministrazioni pubbliche.

La Fattura elettronica verso la PA

La fattura elettronica emessa nei confronti della PA consiste in un file in formato XML (eXtensible Markup Language) strutturato secondo un preciso tracciato (reperibile sul sito http://fatturapa.gov.it ) e contenente tutte le informazioni obbligatorie previste anche per le fatture tradizionali ed elencate nell’art. 21 del DPR n. 633 del 26 ottobre 1972 (data di emissione, numero univoco d‘identificazione, soggetto emittente e le sue generalità, p. IVA, etc.).

Oltre ai dati necessari ai fini fiscali il file dovrà contenere altre due voci, indispensabili ai fini dell’accettazione:

  • il codice IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni): si tratta di riferimenti univoci degli Enti pubblici, grazie ai quali è possibile ai fornitori della PA emettere correttamente la fattura elettronica, intestandola al giusto centro di spesa. Il codice IPA assolve proprio al compito di fornire l’esatto riferimento all’ufficio imputato a saldare il debito.
  • il codice identificativo di gara (C.I.G.) e il codice unico di progetto (C.U.P.) che la Pubblica Amministrazione assegna ogni volta che viene istituito un bando.

Il file con queste caratteristiche deve poi essere autenticato, con l’apposizione della firma elettronica qualificata e la marca temporale.

La trasmissione

Le fatture con le caratteristiche descritte in precedenza per essere inviate alla PA di competenza devono essere inoltrate al Sistema di Interscambio (SdI), che si pone come intermediario tra i fornitori e la PA. I decreti attuativi n. 103 del 3 maggio 2008 e n. 55 del 3 aprile 2013del ministero dell’economia e delle finanze definiscono il funzionamento del SdI e individuano l’Agenzia delle Entrate come suo gestore.

La trasmissione delle fatture può avvenire tramite diversi canali; in particolare si possono trasmettere le fatture al sistema di interscambio attraverso:

  • posta Elettronica Certificata (PEC) – sistema di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni, nonché l’integrità del contenuto delle stesse.
  • invio via web – sistema di trasmissione telematica esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti accreditati tramite:

* entratel

* fisconline

* CNS (carta nazionale dei servizi)

  • canali di trasmissione dati (SDIcoop, SDIFTP, SPCoop)

Dopo l’invio, l’operatore economico riceve dal SdI tutta la messaggistica necessaria per tracciare lo stato della propria fattura e per correggere eventuali errori prodotti al momento della predisposizione della fattura. Il fornitore della PA può ricevere diversi tipi di messaggio dopo l’invio. La tipologia del messaggio ricevuto è rilevante al fine di valutare se la fattura si consideri emessa o meno. Se la fattura non rispetta il formato richiesto o contiene degli errori, il SdI invierà una notifica di scarto. In questo caso la fattura non è da considerarsi emessa. Se il documento rispetta tutti i criteri il sistema invierà la notifica di consegna o di mancata consegna. Occorre specificare che la fattura si considera emessa sia se la ricevuta di consegna ha esito positivo sia se ha esito negativo (Circolare n.1 del 31.03.2014 del Ministero dell’Economia e delle Finanze).

Archiviazione e conservazione

Il fornitore della PA è obbligato, sia per legge che per la natura stessa della fattura elettronica verso la PA, a procedere all’archiviazione sostitutiva delle fatture e delle relative ricevute. La procedura di conservazione deve essere implementata nel rispetto della legge n. 228 del 24 dicembre 2012.

Per quanto riguarda la coesistenza di fatture cartacee e fatture elettroniche verso uno stesso fornitore, in questo caso la pubblica amministrazione, l’Agenzia delle Entrate ha comunicato quanto segue: il contribuente può conservare elettronicamente le sole fatture elettroniche, continuando a conservare con le modalità tradizionali le fatture cartacee e le fatture create in forma elettronica e spedite in forma cartacea, a condizione che quest’ultime due tipologie siano annotate in un apposito registro sezionale (o in blocchi sezionali distinti dello stesso registro) e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo d’imposta (Ris. AE luglio 2007 n 161/E).

Conclusioni

Risulta chiaro che le novità introdotte dalla legge 244 pongono le imprese che non lo avessero ancora fatto ad un ammodernamento dei propri sistemi di gestione. L’adeguamento alla procedura non è immediato e comporta per i fornitori degli sforzi nella fase preparatoria alla gestione del nuovo procedimento.

Le aziende che non sono in grado di intraprendere tali cambiamenti nel breve periodo o non hanno la necessità di emettere numerose fatture nei confronti della PA, hanno la possibilità di rivolgersi ad intermediari che possono fornire loro assistenza nella procedura da seguire o emettere e conservare le fatture per loro conto (dottori commercialisti, banche, società di outsourcing).

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